Mailen er blevet uundværlig, og har erstattet mange telefonsamtaler og brevudvekslinger. Det er selvfølgelig på både på godt og ondt, at mailen har gjort sit indtog i vores arbejdsliv. Desværre kan en indbakke hurtigt blive fyldt med både vigtige og knap så vigtige mails. Derfor kan det godt betale sig jævnligt at rydde op i sin indbakke.
Ryd op og få overblik i indbakken
Den største udfordring er at designe et ordentligt arkiv, som gør det nemt for dig at finde de nødvendige dokumenter, men samtidig ikke består af så mange undermapper, at du hurtigt mister overblikket. Derfor bør du beslutte dig for, hvor mange mapper du har brug for. Hvis det virker som en umulig opgave, kan du starte med at tage de første 15 mails i din indbakke og inddele disse i forskellige mapper. Når du har inddelt de første 15 mails, er du allerede godt i gang. Tag gerne en pause og dan dig et overblik over de mapper, du har inddelt dine mails i. Nu fortsætter du med at inddele dine mails, indtil du har omkring 10-20 mails tilbage i din indbakke.
Skab en rutine
Det er vigtigt at skabe en god rutine omkring dine mails, så du undgår at kaos i din indbakke igen. Vigtige mails kan du med fordel printe ud og placere i et chartek, når opgaven ikke længere er aktuel, er det nemt at bortskaffe mailen og papiret. Det er nemt at kombinere din digitale indbakke, med det fysiske papir, hvilket sikrer at du altid har det store overblik og kan koncentrere dig om det, der er vigtigt.
